最近刚去工作的小明要开始写邮件汇报工作了, 来问我: 老师, 这个邮件应该包括些什么啊, 都要注意些啥? 蛮着急的, 在线等. 突然就让我想起了刚毕业时, 在一家外企, 相当职业. 对于邮件的要求很高, 最初每次我的邮件总是会受到挑战, 不是缺少内容就是缺少资料, 难受. 看我同事的邮件, 那叫一个舒服, 措辞很优雅, 考虑很周到, 你能想到的他都想到了, 简直极其流畅. 看来是时候, 分享一下, 让咱们做为测试人员, 也可以写出优雅的高段位邮件吧
接下来, 邮件被拆解开, 从标题, 开头, 正文, 诉求和结尾这几个方面, 分别阐述.

  1. 标题-先让你爽
    首先, 好的标题会达到呼唤你, 愉悦你的效果.

比如, 标题: <5月20日会议纪要>
这就属于领导和同事可看可不看的邮件, 不如改为: <5月20日需求评审会行动方案, 请批示>
这样写的话, 你就不再是一个只会做记录的秘书, 你已经向前迈出一步, 做出了行动方案.

  1. 开头-三句要有温度, 有重点
    接下来, 邮件要写开头了. 通常我们的邮件, 开篇的问题往往不在于没有开门见山, 而一千篇一律的机器语言风格. 由于现在邮件使用较少, 邮件显得有些敷衍时, 我也不例外, 有温度的开篇, 我已经陌生了, 但是仍然要分享给你.

将写邮件的目的放在开篇的前三句话中, 因为邮件第四句话, 已经不算开头了.
沟通是需要暖场的, 不要让读邮件的人每次都觉得他在和一台机器沟通. 尤其是那些今生和你只有删除缘分, 没有见面缘分的人. 所以, 请在开头, 用一句话写出你的个性, 写出你的感性智慧.
记得在我在有了宝宝要去产检后的某一封邮件, 爱尔兰的同事的邮件里写着: "祝贺你升级为妈妈, 愿你和小宝宝健康快乐." 我的心里暖融融的, 瞬间觉得对面合作的网友同事自带温暖属性
因此, 给你提供一些版本供你参考(如果所在的公司, 并不主张个性以有私人生活的张扬, 那么还是随大流比较安全. 如果你在氛围开放的公司, 那么你会有更好人缘):
嘿, 刚刚的发言很精彩!
冬天的斯里兰卡很舒爽吧.
上周的视频分享让我获益匪浅, 这次年会终于和你真人见面啦!
你看, 过渡完了, 直接进入主题: "我给你发邮件, 是想核实一下......" 这就是有温度, 有重点的开头.

  1. 正文-用"三个凡是"的格式呈现
    暖场结束, 正文如何开展呢, 这是体现你真正实力的时候了.

以前在构思正文时, 就拿向别人请教一下自己没能解决的问题时, 这封邮件都得写上好一会. 它需要包含:
我遇到了什么问题
在什么测试环境下, 我做了什么操作
就此类问题, 我为此做了什么调查, 比如参考了什么文档的哪一段, 百度or谷歌了什么问题
为此我做了哪些尝试
它们对应的结果是什么
最后求助之后表达的感谢
你看, 这其实是在考察你对他人需求的敏感度和洞察力, 你要提一个问题, 别人要去解决, 一定会和你进行以上的一系列沟通, 不论是邮件还是当面沟通, 以上这些信息, 都是需要你去提前准备的.
这是思维方式的呈现, 那么格式上又有什么要求呢? 请遵守"三个凡是"
凡是能分段则分
凡是能做小标题的, 就做
凡是能列清单图表的, 就列. 正所谓文不如图, 图不如表.
所以, 做到以上, 你就不需要借助下划线或粗黑休, 就能交所要强调的内容得以强调, 这就是优雅的邮件了.

  1. 诉求-立场清晰, 语气尊重
    直接对比吧:

第一种写法: 请各位按时提交测试报告, 否则王总会责备
第二种写法: 我期待在下午四点之前收到你们的测试报告, 尤其是小明和小丽两位. 如果您实在忙不过来, 请提前告知我, 我会在3:00-3:30时段电话您, 给予协助.
没有对比就没有伤害. 第一种连基本的截止时间都没有写清楚, 证据还很强硬, 带着威胁.
第二种写法, 感觉就特别流畅. 时间点写得清清楚楚, 重点关注的名单也在里面, 但是不觉得突兀, 同时在措词上, 显得乐于接受.
因此, 如何把尊重的语气写出来, 两个技巧:

  1. 把句子拉长.
    如果你是领导, 那么措辞铿锵有力, 短促即可, 比如: 望参照执行. 如果是给平级写邮件, 希望对方心甘情愿地配合, 那请拉长句子, 一句话写成两句话, 甚至更长.
  2. 用问句把需求写进去
    比如: 我周四下午需要和你约个电话会议, 确认一下需求.(感受一下, 你收到邮件是什么心情)

不如改成: 请问周四下午你有时间做个电话会议吗, 跟你确认一下需求?
温和而坚定地表达诉求, 和正面管教中对儿子一下, 哈哈!

  1. 结尾-积极开放
    邮件的结尾, 这样写, 很保险: 如果您遇到任何问题, 请随时联系我.

其实, 可以有更好的写法. 结尾处用心, 让你积极主动的样子, 被他看见, 尤其是那个决定你工资条的老板.
比如:
我会每周和您更新这个项目的进程.
周一我会和您联系, 看看您是否有其他问题我可以协助解决.
我期待能和您在电话里进一步讨论.
欢迎您的建议.
盼探讨.
到这儿, 我们如何写一封优雅的邮件就要结束了. 一封好的邮件, 并不亚于和人当面沟通, 见字如见人.
愿你职场顺利通透~